Kreş Yönetim Programı: Nedir, Nasıl Seçilir?

Kreş yönetim programı nedir?

Kreş yönetim programı (anaokulu yönetim yazılımı), okul öncesi kurumun günlük akışını dijitalleştirir: sabahyoklama alınır ve giriş saati yazılır, gün içinde günlük rapor (yemek, uyku, tuvalet, duygu durumu, etkinlik) doldurulur, akşam çocuğu kimin teslim aldığı kaydedilir. Veliler bu bilgileri anlık görür. Arka ofiste aidat, ön kayıt ve raporlaraynı sistemden yönetilir.

Defter, föy ve WhatsApp grubu neden yetmez?

• Teslim güvenliği kayıtsız kalır. Çocuğu kimin, saat kaçta aldığı yazılmaz; yetkisiz birine teslim riski doğar.
• Föyler kaybolur. Çantaya konan günlük rapor kâğıdı ya okunmaz ya kaybolur; geçmişe bakılamaz.
• WhatsApp grubunda mahremiyet olmaz. Bir çocuğun fotoğrafı veya sağlık durumu bütün sınıfın velilerine gider.
• Alerji bilgisi akılda kalır. Kayıt dosyasındaki bilgi, yemek saatinde nöbetçi öğretmenin önünde değildir.
• Aidat ajandası karışır. Kardeş indirimi, kayıt ücreti, gezi ücreti ve kısmi ödemeler elle takip edilemez.

Olması gereken 8 modül

1. Yoklama ve teslim: sınıf bazlı, tek dokunuş; giriş-çıkış saati, yetkili teslim alıcı listesi.
2. Günlük rapor: öğün, uyku, tuvalet, duygu durumu, etkinlik ve öğretmen notu.
3. Veli bilgilendirme: raporu, duyuruları ve fotoğrafları veliye ulaştıran kanal.
4. Öğrenci ve sağlık kaydı: veliler, kan grubu, alerji, kronik durum, ilaç, doktor.
5. Duyuru ve fotoğraf: tüm kreşe veya tek sınıfa; fotoğraflar yalnızca ilgili velilere.
6. Yemek menüsü: haftalık menü, velinin ve öğretmenin aynı yerden görmesi.
7. Aidat ve kasa: aylık tahakkuk, indirim, tekil borç, tahsilat, makbuz, gecikme.
8. Ön kayıt ve raporlar: başvuru formu, aday takibi, devam oranı, doluluk, gelir-gider.

Minyro bu sekiz modülün tamamını ücretsiz katmanda sunar; ayrıntılar için özellikler sayfasına bakın.

Veli iletişimi: uygulama mı, bağlantı mı?

Birçok kreş yazılımı velilere mağaza uygulaması indirtir. Bu model bildirim gönderebilir ama her veliye hesap açmak, şifre sıfırlamak ve “uygulama açılmıyor” sorunlarıyla uğraşmak gerekir; bir kısım veli uygulamayı hiç kurmaz. Alternatif, çocuğa özel tahmin edilemez bir web bağlantısıdır: veli WhatsApp’tan gelen bağlantıyı açar, hiçbir kurulum yapmadan çocuğunun gününü görür. Minyro bu yaklaşımı kullanır; ayrıntılar içinveli portalı sayfasına bakın.

Çocuk verisi ve KVKK

Çocukların sağlık bilgileri ve fotoğrafları KVKK kapsamında özenle işlenmesi gereken verilerdir. Kreş bu verilerinveri sorumlusu, yazılım sağlayıcı ise veri işleyendir. Seçeceğiniz programda şunlara bakın:

• Personel yalnızca rolünün gerektirdiği bilgiyi görebiliyor mu (ör. öğretmen aidatı görmemeli)?
• Fotoğraflar yalnızca ilgili sınıfın velilerine mi açılıyor, herkese açık bir galeri mi var?
• Veli bağlantıları tahmin edilemez mi, arama motorlarına kapalı mı, yenilenebiliyor mu?
• Kayıt sırasında velilerden fotoğraf ve sağlık verisi için açık rıza / aydınlatma alınıyor mu? (Bu, kreşin sorumluluğundadır.)

Seçerken sorulacak 8 soru

1. Ücret öğrenci başına mı, sabit mi? Deneme süresi bitince ne ödeyeceğim?
2. Veliler uygulama indirmek zorunda mı? SMS kontörü gerekiyor mu?
3. Öğretmen bir sınıfın günlük raporunu kaç dakikada bitirebiliyor?
4. Teslim alan kişi ve saati kayda geçiyor mu, yetkisiz kişi uyarısı var mı?
5. Alerji ve sağlık bilgisi yoklama/rapor ekranında görünüyor mu?
6. Aylık aidat tek tıkla yazılabiliyor mu, kardeş indirimi tanımlanabiliyor mu?
7. Verilerimi istediğimde dışarı alabilir miyim?
8. Destek hangi kanaldan, ne kadar hızlı?

Geçiş: ilk hafta planı

1. 1. gün: hesabı açın, sınıf adlarını ve yaş gruplarını düzenleyin, öğretmenleri ekleyip sınıflara atayın.
2. 2. gün: öğrencileri, velileri, teslim alabilecek kişileri ve alerjileri girin.
3. 3. gün: yoklamayı sistemden almaya başlayın; veli bağlantılarını WhatsApp’tan gönderin.
4. 4–5. gün: günlük raporu ve haftalık menüyü sistemden paylaşın.
5. Ay başı: aidatları tek tıkla tahakkuk ettirin, devreden borçları tekil borç olarak girin.